Créer une tâche
Application mobile
Appuyez sur l'onglet Tâches (barre de navigation en bas) → appuyez sur l'icône + en haut à droite
Remplissez les détails de la tâche (voir la liste des champs ci-dessous) et appuyez sur Enregistrer
Application web
Cliquez sur Tâches dans le menu de navigation de gauche → cliquez sur + Nouvelle tâche
Remplissez les détails de la tâche et cliquez sur Enregistrer
Vous pouvez également créer des tâches en les décrivant en langage naturel depuis l'onglet Créer avec l'IA. Voir Assistant IA pour les tâches.
Champs des tâches
Titre | Une description courte et claire - par exemple « Remplacer le détecteur de fumée - Couloir » ou « Ménage de départ - Appartement 4B. » |
Type | Ménage - pour les ménages de départ, les nettoyages en profondeur ou les retouches |
Propriété/bien | Le bien locatif auquel se rapporte la tâche. Obligatoire. |
Date et heure d'échéance | Quand la tâche doit être terminée. L'heure par défaut est 12h si aucune heure n'est précisée. Les tâches en retard sont signalées par une pastille de date colorée. |
Assigné | Attribuez-la à vous-même ou à tout membre de l'équipe. Les opérateurs ne voient que les tâches qui leur sont attribuées. Facultatif : les tâches peuvent exister sans responsable |
Description | Contexte ou instructions supplémentaires pour la personne qui effectue la tâche. Facultatif |
Liste de contrôle | Une liste de sous-éléments qui peuvent être cochés individuellement. Utile pour s'assurer que des étapes précises sont suivies. Facultatif |
Ajouter une liste de contrôle
Les listes de contrôle décomposent une tâche en étapes individuelles qui peuvent être cochées une par une. Elles vous donnent une visibilité sur la part de la tâche déjà réalisée et garantissent que votre équipe suit un processus cohérent à chaque fois.
Lors de la création ou de la modification d'une tâche, faites défiler jusqu'à la section Liste de contrôle → appuyez ou cliquez sur Ajouter un élément à la liste de contrôle
Saisissez chaque élément - par exemple : « Défaire tous les lits », « Vider les poubelles », « Réapprovisionner les serviettes », « Vérifier que le capteur est en ligne »
Ajoutez autant d'éléments que nécessaire. Appuyez sur Enregistrer une fois terminé.
Lors de la réalisation de la tâche, chaque élément de la liste de contrôle peut être coché individuellement avant de marquer la tâche entière comme terminée
Les listes de contrôle sont visibles par les responsables. Lorsqu'une tâche est attribuée à un membre de l'équipe, celui-ci voit la liste de contrôle complète dans sa vue Tâches et peut cocher les éléments au fur et à mesure. Cela vous donne une visibilité sur la progression sans avoir besoin de l'appeler ou de lui écrire.
Tâches récurrentes
Les tâches récurrentes s'exécutent automatiquement selon un calendrier que vous définissez, sans création manuelle à chaque fois. Utilisez-les pour tout ce qui se produit régulièrement : vérifications de détecteurs de fumée, remplacements de filtres de climatisation, nettoyages en profondeur, vérifications de charge des capteurs.
Application mobile
Appuyez sur l'onglet Tâches → appuyez sur + → appuyez sur Tâche récurrente
Remplissez les détails de la tâche - titre, type, propriété, liste de contrôle - puis définissez le calendrier de récurrence : quotidien, hebdomadaire, mensuel, ou un intervalle personnalisé en jours
Définissez éventuellement un responsable par défaut ; cette personne est automatiquement attribuée à chaque création de la tâche
L'attribution automatique garantit que les tâches récurrentes sont toujours attribuées à la bonne personne sans intervention manuelle
Appuyez sur Enregistrer. La tâche apparaîtra dans la liste des tâches à chaque intervalle programmé.
Application web
Cliquez sur Tâches dans le menu de navigation de gauche → ouvrez l'onglet Automatisations
Cliquez sur Créer une tâche récurrente
Les tâches récurrentes peuvent également être appliquées à un sous-ensemble de vos propriétés plutôt qu'à toutes les unités - utile si certaines propriétés nécessitent des nettoyages en profondeur mensuels et d'autres non.
Tâches récurrentes et automatisations. Les tâches récurrentes s'exécutent selon un calendrier fixe basé sur le temps, indépendamment de ce qui se passe dans la propriété. Les automatisations sont déclenchées par des événements - une fin de séjour, un capteur qui passe hors ligne, ou une batterie faible. Les deux peuvent avoir une attribution automatique. Voir Automatisations des tâches
Vue liste et vue calendrier
Vue liste
La vue par défaut, affichant vos tâches avec le statut, le responsable, la date d'échéance et le type en un coup d'œil. Les tâches en retard sont mises en évidence par une pastille de date colorée afin qu'elles se distinguent immédiatement.
En haut, vous pouvez rechercher une tâche et filtrer par statut (À faire), plage de dates, responsable, unité, et bâtiments. Utilisez + Créer une nouvelle tâche à droite pour en ajouter une.
Chaque tâche apparaît sous forme de carte affichant le titre, le type et la date d'échéance, avec un badge Récurrente sur les tâches qui se répètent. Les cartes affichent un récapitulatif des tâches, des tâches attribuées et des tâches terminées, et se déploient pour révéler les tâches individuelles en dessous.
La vue liste a récemment été repensée. Si vous préférez l'ancienne présentation, utilisez le lien Revenir à l'ancienne version en haut de la page.
Vue calendrier
Une vue hebdomadaire, mensuelle ou annuelle des tâches programmées, organisées par unité. Chaque tâche apparaît comme un bloc sur le calendrier, ce qui permet de visualiser facilement la charge de travail sur l'ensemble de votre portefeuille en un coup d'œil - utile pour les équipes opérationnelles qui gèrent plusieurs changements de locataires ou ménages dans différentes propriétés le même jour.
Web uniquement. La vue calendrier est disponible sur l'application web à l'adresse web.minut.com → Tâches → Calendrier. Elle n'est pas disponible sur l'application mobile.
Terminer une tâche
Ouvrez la tâche depuis la liste des tâches ou le calendrier
Si la tâche comporte une liste de contrôle, cochez chaque élément au fur et à mesure
Appuyez ou cliquez sur Marquer comme terminée pour terminer la tâche. Elle passe dans la liste Terminées et le statut du bien se met à jour automatiquement le cas échéant.
Marquer une tâche de ménage comme terminée fait passer le statut du bien de « À nettoyer » à « Propre »
Notifications
Trois notifications liées aux tâches sont envoyées sous forme de notifications push et d'e-mails. Toutes sont configurables par membre de l'équipe dans Compte → Notifications → Tâches.
Tâche attribuée | Envoyée immédiatement lorsqu'une autre personne vous attribue une tâche. Remarque : si vous vous attribuez une tâche à vous-même, aucune notification n'est envoyée. |
Tâche bientôt due | Envoyée environ 24 heures avant la date d'échéance de la tâche. |
Tâche en retard | Envoyée environ 1 heure après la date d'échéance si la tâche n'est toujours pas terminée. |